应注意发文处理的几个环节

　　发文处理是办公室工作的重要职责。它包括文件拟制、审核、签发、缮印、校印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毀等多个环节，其中四个环节尤为重要。
　　必须严明行文规则
　　行文主要包括下行文、上行文和平行文三种。下行文是指上级机关给所属下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。下行文常用的有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、批复、命令（令）、条例、规定、方案、细则等；上行文是指下级机关向有隶属关系的直接上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关部门行文。上行文常用的有请示、报告。平行文是指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。平行文主要是函。党委机关与其他同级机关之间必要时可联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
　　必须规范标题制作
　　标题是公文的“眼睛”。在制作标题时，除选准文种外，还要注意：一是事由要准确。即公文的主要内容要准确，不可随意省略、不可简而不明、不可错用词语。二是形式要规范。不可出现如搭配不当、语序不当、成分残缺、成分多余等毛病。介词“关于”在标题中不可滥用。要慎用标点符号。三是标题要完整。党的机关公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；国家行政机关公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关。
　　必须严格校核内容
　　公文校核应把重点放在“七个检查”上：
　　１、检查公文申报是否要件齐全。一要有正式的公文代拟稿；二要有相关的政策文件、上级规定、领导批示、会议纪要等附件，要有承办单位主要负责人发文签字。
　　２、检查公文下发是否确有必要。只有当一份公文为解决问题所必须，或能产生比面谈、电话、会议、现场办公等方式更好的效果时，才能具有形成并下发的必要。
　　３、检查公文内容是否符合要求。一是要符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规；二是要符合上级机关的指示精神；三是要同现行有关文件相等衔接，不能相互矛盾；四是要完整准确地体现发文机关的意图；五是要全面准确地反映客观实际情况；六是提出的措施和办法要切实可行。
　　４、检查公文语言是否准确简练。一要准确，即从内容到形式都要准确无误；二要庄重，即从字词的选择到句式的修辞，都要体现公文的严肃性、权威性；三要简明，即用语清楚明了、简洁精炼；四要规范，即文中的人名、地名、时间、数字、引文以及结构层次、国家法定计量单位等的表述都要符合规范。
　　５、检查公文文种是否使用恰当。一是文种不可错用；二是不可并用；三是不可自造文种。
　　６、检查公文格式是否规范。公文格式分为文面格式、用纸格式、排印格式和装订格式，公文校核时，必须认真仔细，不出差错。
　　７、检查公文复核是否及时到位。复核的重点是检查审批签发手续是否完备、公文管理信息是否准确、附件材料是否齐全、格式是否统一规范等。
　　必须遵守公文印制规定
　　党政军机关公文的印制都有具体的规定，必须按照其有关规定严格执行。